Rechnungsverarbeitung von 4 Stunden auf 20 Minuten
Eine Fallstudie mit Steiner & Partner Rechtsanwälte, Wien
Einleitung
Dr. Eva Steiner leitet eine Rechtsanwaltskanzlei in Wien mit 12 Mitarbeitern, spezialisiert auf Gewerberecht und Vertragsrecht. Das Problem: Jede Woche 4-5 Stunden manuelle Rechnungserfassung - Verträge, Angebote, Rechnungen abtippen. Gleichzeitig verpasste die Kanzlei 30% der eingehenden Anrufe von Mandanten, weil niemand rangehen konnte während der Beratung. Der Dokumenten-Verarbeitungs Agent extrahierte strukturierte Daten aus jedem Dokument, der Telefon-Rezeptionist beantwortete Anrufe und buchte Termine direkt.
Die Herausforderung
Steiner & Partner hatte ein typisches Kanzlei-Problem: Zu viel Admin, zu wenig Zeit für die eigentliche Arbeit. Die Kanzleimitarbeiter verbrachten 4-5 Stunden pro Woche damit, Rechnungen, Verträge und Angebote manuell zu erfassen - Daten abtippen, in die Kanzlei-Software übertragen, Fehler suchen. Gleichzeitig blieben 30% der eingehenden Anrufe unbeantwortet - Mandanten riefen an, niemand ging ran, und die suchten sich einen anderen Anwalt. Die Alternative - eine Telefonistin für €2.800/Monat - war zu teuer für eine 12-köpfige Kanzlei.
Dokumenten-Verarbeitungs Agent + Telefon-Rezeptionist: Struktur und Erreichbarkeit
Statt eine Vollzeit-Telefonistin einzustellen, implementierte Dr. Steiner zwei AI Agents: Der Dokumenten-Verarbeitungs Agent extrahierte strukturierte Daten aus Rechnungen, Verträgen und Angeboten - als JSON/CSV für die Kanzlei-Software. Der Telefon-Rezeptionist beantwortete Anrufe rund um die Uhr, buchte Termine direkt in den Kalender und verband komplexe Fälle an das Team.
- Dokumenten-Verarbeitungs Agent: Extrahiert strukturierte Daten aus Rechnungen, Verträgen und Angeboten - in Sekunden statt Stunden
- Direkte Ausgabe als JSON/CSV für die Kanzlei-Software (DATEV, Clio oder individuelle Lösung)
- Telefon-Rezeptionist: Beantwortet Anrufe 24/7, bucht Termine direkt im Kalender, verbindet komplexe Fälle ans Team
- 30% der DACH-KMU-Anrufe bleiben heute unbeantwortet - der Agent fängt jeden Anruf professionell ab
Setup in 6 Tagen, Zeitersparnis ab Tag 1
Die Implementierung war überraschend unkompliziert und zeigte sofortige Wirkung.
Tag 1-2: Dokumenten-Training
Kick-off Call. Analyse der bisherigen Dokumentenflüsse. Upload von 50 bisherigen Rechnungen und Verträgen für das Training des Dokumenten-Verarbeitungs Agents. Definition der Extraktionsfelder.
Tag 3-4: Telefon-Rezeption Setup
Konfiguration des Telefon-Rezeptionisten für die Kanzlei-Sprache (professionell, juristisch sensibel). Training auf häufig gestellte Fragen, Terminplanung und Eskalationslogik.
Tag 5-6: Integration & Go-Live
Anbindung an DATEV und den internen Kalender. Live-Schaltung beider Agents. Am ersten Tag verarbeitete der Dokumenten-Agent 12 Rechnungen in 8 Minuten.
Schneller, vollständig, keine verpassten Mandanten mehr
In 4 Monaten automatisierte die Kanzlei 92% der manuellen Dokumentenerfassung und verlor keine Anrufe mehr.
92%
Weniger manuelle Erfassung
0
Verpasste Anrufe (vs. 30% vorher)
15 Std.
Wöchentliche Zeitersparnis
€33.600
Vermiedene Telefonistin-Kosten (pro Jahr)
Die Rechnung: AI Agents einmalig implementiert → 92% weniger manuelle Erfassung, 0 verpasste Anrufe, 15 Stunden pro Woche weniger Admin. Die Telefonistin-Kosten von €33.600/Jahr fielen weg. Die Kanzleimitarbeiter konzentrieren sich auf juristische Arbeit statt auf Abtippen und Rangehen.
Was unsere Kunden sagen
"Wir haben jeden Morgen 45 Minuten damit verbracht, Rechnungen abzutippen. Jetzt scannt der Agent die Dokumente und die Daten landen direkt in DATEV - fehlerfrei. Und dass kein Mandant mehr verloren geht, weil niemand rangeht, ist unbezahlbar. Meine Mitarbeiter sind endlich wieder Anwälte statt Schreibkräfte."
Dr. Eva Steiner
Gesellschafterin, Steiner & Partner Rechtsanwälte, Wien
